1. Khai báo kho hàng:
Đây là việc khai báo những kho hàng mà doanh nghiệp định mở, có thể 1,2 hoặc nhiều kho tùy theo mô hình của doanh nghiệp. Việc khai báo kho hàng để xác định vị trí khi hàng hóa mang về sẽ được đưa vào kho nào.
2.Khai báo ngành hàng
Việc khai báo ngành hàng là việc rất quan trọng, nó liên quan đến tất cả các phần việc phát sinh của siêu thị, đặc biệt là việc sắp xếp hàng hóa sau này cũng như việc kiểm kê, một hoạt động không thể thiếu của siêu thị.
Ngành hàng ở đây được mặc định là các chữ cái từ A đến Z, và nó được nhảy tự động tăng dần mỗi khi khai báo.
Siêu thị phải lên kế hoạch xem khai báo bao nhiêu ngành hàng, đặt tên cho các ngành hàng là gì
Ví dụ: Ngành hàng A: Chăm sóc tóc: là các sản phẩm liên qua đến tóc như dầu gội, dầu xả, ủ tóc v.v..
Ngành hàng B: Chăm sóc da : là các sản phẩm liên quan đến da, như sữa rửa mặt, kem dưỡng da……
Lưu ý: Phần khai báo ngành hàng phải chính xác vì mã ngành sẽ là chữ cái đầu tiên được gắn với mã hàng sau này và không sửa được
3.Khai báo nhóm hàng
Sau khi khai báo ngành hàng, người dùng sẽ khai báo nhóm hàng. Ngành hàng là một ngành lớn, nhóm hàng là cấp nhỏ hơn sau ngành hàng . Trong 1 ngành hàng sẽ bao gồm nhiều nhóm hàng. Nhóm hàng gồm 5 chữ số bắt đầu từ 00001 và tăng dần
Cũng như việc khai báo ngành hàng, việc khai báo nhóm hàng chính xác ngay từ đầu sẽ rất quan trọng cho người nhập máy sau này và cả công việc kiểm kê
4. Khai báo đơn vị tính
- Là việc khai báo các đơn vị tính của hàng hóa như thùng, gói, kg, hộp…
Những phần khai báo trên nên được lên kế hoạch và làm từ trước khi nhập hàng về để đảm bảo độ chính xác, không bị động, tránh sai sót.
5. Khai báo nhà cung cấp
- Đây là việc khai báo các nhà cung cấp hàng cho siêu thị, gồm 4 chữ số bắt đầu từ 0001 và tự động tăng dần mỗi khi khai báo nhà cung cấp mới
- Việc khai báo các thông tin nhà cung cấp phải được khai báo đầy đủ, chính xác, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm nhà cung cấp sau này, tránh tình trạng một nhà cung cấp được tạo nhiều lần
6. Khai báo kệ hàng
-Kệ hàng được khai báo sau khi siêu thị lên kế hoạch khu vực bày trí hàng hóa, xác định hàng hóa đặt ở vị trí nào, kệ số bao nhiêu.
Sau khi khai báo tất cả các phần trên , bước tiếp theo sẽ là khai báo mặt hàng
7. Khai báo mặt hàng
- Đây có thể nói là phần khai báo quan trọng nhất bởi nó yêu cầu độ chính xác tuyệt đối, nó liên quan trực tiếp đến phần bán hàng, phần kinh doanh cũng như các công việc tra cứu sau này. Chính vì vậy việc khai báo phần mặt hàng phải được khai báo đầy đủ, chính xác

1. Nhập hàng từ nhà cung cấp
a. Nhập hàng từ đơn đặt hàng (đơn do bộ phận kinh doanh tạo ra để gửi đến nhà cung cấp ở phần tạo đơn đặt hàng- sẽ nói ở phần kinh doanh)
b. Nhập hàng không theo đơn đặt hàng: Tức là người sử dụng tự gõ mã và số lương hàng nhập vào
2. In tem Đây là việc in tem mã vạch để dán lên hàng hóa:
Ngoài những hàng hóa siêu thị bán bằng barcode, thì những ,mặt hàng không có barcode hoặc barcode trùng nhau thì phải bán bằng mã phụ
a. In tem tự đông; Là in toàn bộ số tem của các hàng hóa trong một phiếu nhập.
Mở phần in tem mã vạch đã được cài sẵn
b. In tem không tự động: Là in tem theo chủ ý của người dùng, in một số mã với số lượng cần in tùy ý
3. Xuất điều chuyển
Khi hàng hóa nhập từ nhà cung cấp vào 1 kho nào đấy, hàng hóa sẽ được điều chuyển ra quầy hoặc điều chuyển từ kho này sang kho khác
a. Điều chuyển nguyên phiếu: Tức là điều chuyển nguyên cả 1 phiếu nhập nào đó từ kho này sang kho khác
b. Điều chuyển tự động theo quy định số tồn: giúp người quản lý siêu thị không phải chờ bộ phận quầy vẫn có thể điều chuyển hàng ra ngoài
4. Xuất hàng điều chỉnh
Phiếu này được sử dụng khi cần điều chỉnh một mã hàng nào đấy liên quan đến mã hàng, giá nhập,nhầm mã … do người nhập bị làm nhầm và cần xuất ra để nhập lại mã đúng.( ở phần nhập hàng điều chỉnh)
5. Xuất hủy
Đây là phần xuất hàng hóa bị hư hỏng, hết date,,, không còn sử dụng được nữa cần phải hủy. Căn cứ vào chứng từ có sự ký duyệt của ban\ lãnh đạo phòng máy sẽ tiến hành tạo phiếu xuất hủy
Các bước như sau:
Khi hàng hóa bị hỏng , hết date,,, cần được xuất hủy sẽ được điều chuyển từ các kho khác về kho xuất hủy
Sau đó từ kho xuất hủy sẽ xuất đi
Phiếu xuất hủy chỉ được xuất từ kho xuất hủy đi
Căn cứ vào phiếu xuất hủy các bộ phận liên quan sẽ tiến hành hủy hàng hóa, chuyển chứng từ lên cho bộ phận quản lý. Và quy trình đã hoàn thành
6. Hàng tăng giá, giảm giá
Giá cả hàng hóa có thể thay đổi lên hoặc xuống, chính vì vậy siêu thị cũng sẽ có những điều chỉnh giá bán cho phù hợp với từng thời điểm
Để tránh việc ảnh hưởng đến phần bán hàng, vì dữ liệu online liên tục chính vì vậy khi có quyết định tăng giá, giảm giá thì hàng phải được thu hồi về kho tăng giám giá
Căn cứ vào quyết định tăng giá giảm giá của người phụ trách kho đó phòng máy sẽ tiến hành điều chuyển hàng hóa cần tăng giảm về kho tăng giá, giảm giá
Khi đó vào phần mặt hàng để thay đổi giá bán của hàng hóa đó
Sauk hi thay đổi xong, cần in tem lại thro giá mới( đối với mặt hàng cần in tem) và sau đó lại điều chuyển hang hóa đó về kho hoặc quầy
Sở dĩ có kho tăng giá giảm giá để sau này phuc vụ cho công tác quản lý cũng như kinh doanh theo dõi được sự biến động của lãi xuất hàng bán ra trong từng thời điểm để có những nhận định chinh xác
7. Chương trình khuyến mại
Chương trình khuyến mại được sử dụng khi siêu thị có kế hoạch làm các chương trình giảm giá , khuyến mại nào đấy. Có thể khuyến mại bằng tiền, bằng hàng, mua hàng tặng hàng, theo từng thời gian

IV. Bộ phận kinh doanh

Là bộ phận trực tiếp đặt hàng đến nhà cung cấp, theo dõi hàng bán nhanh, bán chậm, tốc độ bán hàng để có chiến lược kinh doanh hợp lý. Bộ phận kinh doanh không thực hiện các giao dịch trực tiếp( trừ giao dịch đặt hàng từ nhà cung cấp) mà chủ yếu liên quan đến các báo cáo, tra cứu thông tin hàng ngày
Chính vì đặc thù của bộ phận này, là bộ phận chỉ trực tiếp đặt đơn đặt hàng nên phần quan trọng đối với bộ phận kinh doanh là phần đơn đặt hàng

V. Bộ phận quản lý, kế toán

Đây là bộ phận rất quan trọng, đó là bộ phận đi sau và kiểm tra lại toàn bộ hoạt động của phòng kinh doanh, phòng nhập máy, lấy số liệu để hạch toán kế toán cũng như việc báo cáo, phát hiện sai sót của các bộ phận khác
Bộ phận quản lý sẽ nắm bắt toàn bộ hoạt động của siêu thị thông qua phần mềm, từ khâu kinh doanh đặt hàng đến khâu nhập máy, tăng giá giảm giá, xuất hủy, xuất trả … đến hoạt động bán lẻ tại siêu thị như doanh số bán, hàng nhập trả lại, chiết khấu, các hoạt động của thu ngân như dùng F3, khách trả lại….
Nói tóm lại bộ phận quản lý phải nắm rất rõ về phần mềm để cho việc tra cứu, kiểm tra được dễ dàng chính xác
Bộ phận quản lý quan tâm đến đường đi của một chứng từ, bắt đầu bằng đơn đặt hàng từ nhà cung cáp được bộ phận kinh doanh fax và chuyển đến nhà cung cấp, nhà cung cấp khi đến giao hàng mang theo đơn đặt hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng bộ phận kho sẽ nhận hàng, Sau k hi nhận hàng xong chứng từ sẽ được chuyển lên phòng kế toán và bộ phận nhập máy. Bộ phận quản lý sẽ kiểm tra lại xem chứng từ nhập hàng và chứng từ nhập máy đã khớp với nhau chưa, nếu chưa khớp phải điều tra nguyên nhân xem xét
Bộ phận quản lý thường không trực tiếp làm các thao tác mà chủ yếu căn cứ vào các công việc của bộ phận khác đã làm trên phần mềm kết hợp cùng các chứng từ gốc để tra cứu , kiểm tra lại
Căn cứ vào các chứng từ do các bộ phận khác cung cấp như bộ phận nhập máy sau khi hoàn thành phải bản giao lại chứng từ cho kế toán, căn cứ vào các chứng từ đấy bộ phận quản lý sẽ kiểm tra lại xem đã cân đối chưa, có sai lệch gì không
Đối chiếu các đơn đề ngị hủy, tăng giá giảm giá với các giao dịch tương được trên phần mềm xem đã đúng chưa, có lệch lạc gì không
Chình vì vậy bộ phận quản lý sẽ quan tâm tới tất cả các loại báo cáo trên phần mềm đã có

VI. Kiểm kê
 

Một trong những phần rất quan trọng của kinh doanh siêu thị:
Công tác chuẩn bị trước khi kiểm kê
Bộ phận kiểm kê phải chuẩn bị khoanh vùng hóa hóa cần kiểm kê, từ đó có kế hoạch cho kiểm kê
Cần bao nhiêu máy kiểm kê
Bao nhiêu người kiểm kê
Thời gian dự kiến kiểm kê
Công tác chuẩn bị phải được lên kế hoạch trước